Inhoud
Het lijkt er sterk op dat de vaste werkplek zijn langste tijd heeft gehad; werknemers brengen steeds meer tijd door in hun thuiskantoor. Een flexibele kantoorruimte is ideaal om uw bedrijf aan deze veranderende omstandigheden aan te passen. In dit artikel leest u hoe dit zogenaamde hot desking werkt, welke voor- en nadelen het met zich meebrengt en aan welke eisen uw bedrijf moet voldoen om flexibele werkplekken te kunnen implementeren.
Hot desking: een overzicht
Flexibele werkplekken worden gekenmerkt door het feit dat werknemers geen vaste plek op kantoor hebben, maar elke dag aan een ander bureau zitten. Dit wordt ook wel hot desking of desk sharing genoemd, d.w.z. werknemers delen de beschikbare werkplekken.
Wanneer de werknemers ’s ochtends het kantoor binnenkomen, gaan ze op een vrije plek zitten en werken daar op hun laptop. Als die persoon het kantoor verlaat, ruimt hij of zij het bureau weer op, zodat de werkplek beschikbaar is voor een andere medewerker.
Aangezien er geen uniforme definitie van flexibele werkplekken bestaat, hebben verschillende bedrijven verschillende opvattingen over wat dit precies inhoudt. Kenmerkend voor dergelijke mobiele werkplekken zijn:
- Elk bureau heeft dezelfde apparatuur.
- Het kantoorontwerp is relatief open, d.w.z. zonder veel scheidingswanden.
- Alle werknemers hebben vanaf elke werkplek toegang tot de bedrijfsservers of de cloud.
De voordelen van flexibele werkplekken
Kosten besparen
Flexibele kantoorruimtes stellen u ten eerste in staat flink in de kosten te besparen. In een kantoor zijn nooit alle werknemers op hetzelfde moment aanwezig, ofwel omdat er flexibele werktijden zijn, of omdat iemand in vergadering, in het thuiskantoor, op zakenreis of op vakantie is. Met hot desking voorkomen bedrijven dat er kantoorruimte en werkplekken leeg komen te staan.
Een bedrijf dat bijvoorbeeld maar 400 werkplekken voor 500 werknemers heeft, zorgt zo voor een optimaal gebruik van de ruimte en verlaagt tegelijkertijd de kosten. Als werkgever hoeft u:
- minder kantoorruimte te huren
- minder kantoorruimte te onderhouden en verwarmen
- minder PC-hardware ter beschikking te stellen (bijv. dockingstations voor laptops, monitors enz.)
Creativiteit stimuleren
Door elke dag op een nieuwe werkplek te gaan zitten, blijven werknemers niet hangen in een sleur en blijven ze mentaal flexibel, wat tot meer creativiteit kan leiden. Als een werknemer elke dag naast andere collega’s zit, kunnen er interessante gesprekken op gang komen en nieuwe perspectieven ontstaan.
Voor welke bedrijven zijn flexibele plekken zinvol?
Flexibele werkplekken zijn niet voor elk bedrijf een goede oplossing. Het kan een goed alternatief zijn in de volgende situaties:
- Als veel werknemers in de buitendienst werken of medewerkers veel thuiswerken en slechts één of twee dagen per week op kantoor zijn.
- Als veel van uw werknemers regelmatig niet op kantoor zijn, bijvoorbeeld omdat ze vaak in vergaderingen zitten, op zakenreis zijn of op wisselende bedrijfslocaties zijn.
- Als uw werknemers het grootste deel van hun werk op een pc of een soortgelijk apparaat doen.
- Als uw werknemers alleen met standaard PC-hardware werken en bijvoorbeeld geen meet- of laboratoriumapparatuur nodig hebben op hun werkplek.
- Als de benodigde software en apps via de cloud gebruikt kunnen worden en niet op een specifieke pc geïnstalleerd hoeven te worden.
Voordat u flexibele werkplekken in uw bedrijf invoert, is het raadzaam het concept eerst zo goed mogelijk aan uw werknemers uitleggen. Probeer duidelijk te maken hoe u deze manier van werken ziet. Probeer uw werknemers te betrekken bij het ontwikkelen van het concept.
Flexibele werkplekken in de praktijk
In de praktijk zijn er vele verschillende concepten voor het invullen van een flexibele werkruimte. Afhankelijk van hoe uw werknemers werken, wat ze daarvoor nodig hebben en hoe open ze staan voor het concept, kunt u verschillende modellen overwegen, die kunnen verschillen in de volgende opzichten:
Op basis van flexibiliteit
- Volledige flexibiliteit:
De bureaus in het bedrijf worden opgeruimd zodra de werkplek voor langere tijd wordt verlaten, bijvoorbeeld wanneer werknemers naar een vergadering gaan of tijdens hun lunchpauze.
- Dagelijkse flexibiliteit:
Werknemers kiezen elke dag hun werkplek of krijgen deze toegewezen, en het bureau wordt pas aan het einde van de werkdag leeggemaakt.
Op basis van de afdeling
Daarnaast kunnen de werkplekken ook alleen binnen een afdeling flexibel worden ingericht. Dit betekent dat alle werknemers van een afdeling hun werkplek altijd in dezelfde zone hebben, maar daarbinnen verschillende bureaus gebruiken. U kunt bijvoorbeeld een bepaalde ruimte in uw bedrijf toewijzen aan de marketing- of de verkoopafdeling, waar de werknemers dan hun flexibele werkplekken hebben.
De voor- en nadelen van flexibele werkplekken
| Voordelen | Nadelen | |
|---|---|---|
| Voor bedrijven | • Kostenbesparingen door optimaal gebruik van ruimte en resources. • Werkplekken blijven schoon, omdat ze voor sluitingstijd worden opgeruimd | • Als werknemers zich niet op hun gemak voelen bij desk sharing, kunnen de motivatie en productiviteit afnemen |
| Voor werknemers | • Dynamische werkomgeving en contact met mensen in andere teams bevorderen de creativiteit • Versterking van de saamhorigheid in het bedrijf • Groter zelfbeschikkingsrecht door vrije keuze van de werkplek | • Vrije keuze van werkplekken kan tot stress leiden, vooral wanneer er discussies ontstaan over de meest begeerde plekken • Bureaus kunnen niet gepersonaliseerd worden • Concentratie kan bij sommige werknemers minder worden in kantoortuinen zonder scheidingswanden |
Flexibele werkplekken goed inrichten
Om ervoor te zorgen dat uw personeel zich prettig voelt, is het belangrijk om alle werkplekken zo comfortabel mogelijk in te richten. Zorg tenminste voor de volgende uitrusting:
- Opbergmeubels
Geschikt kantoormeubilair is essentieel voor het dagelijkse werk. Uw werknemers hebben opbergmeubels nodig om materialen en gebruiksvoorwerpen snel en gemakkelijk bij de hand te hebben, bijvoorbeeld met verrijdbare ladekastjes. Ordners, boeken en papieren kunnen worden opgeborgen in kantoorkasten of op kantoorrekken op een centrale locatie, zodat alle werknemers er gemakkelijk bij kunnen. Vertrouwelijke documenten kunnen worden opgeborgen in afsluitbare kasten of ruimtes. - Techniek
Ook de technologie op kantoor moet comfortabel in het gebruik zijn: sluit computeraccessoires zoals toetsenbord, monitor en muis rechtstreeks aan op een dockingstation zodat u niet onnodig kabels hoeft te leggen. Om energie te besparen op kantoor, rust u elk werkstation uit met een stekkerdoos die kan worden uitgeschakeld, zodat alle apparaten na het werk met één druk op de knop kunnen worden uitgezet. Zorg ervoor dat elke werkplek toegang heeft tot het internet, het liefst via wifi. Gebruik repeaters zodat de internetverbinding even sterk is op iedere laptop. - Comfort en ergonomie
Zorg voor comfort en richt de werkplekken ergonomisch in met grote bureaus – het liefst in hoogte verstelbaar. Kies ook voor verstelbare bureaustoelen en laat uw werknemers weten hoe ze hun bureaustoel goed kunnen instellen. Plaats de bureaus in een hoek van 90° ten opzichte van de ramen, zodat het daglicht zijlings naar binnen valt voor een goede verlichting op de werkplek. Schaf afsluitbare ladeblokken aanvoor het bewaren van privébezittingen. Zorg voor voldoendescheidingswanden om bureaus mee af te bakenen, zodat werknemers ook in de buurt van een deur of gang rustig kunnen werken.
De toekomst van kantoorwerkplekken
Met de aanhoudende trend van het thuiswerken is het steeds minder waarschijnlijk dat kantoormedewerkers de hele week op kantoor doorbrengen. Het gevolg is dat vaste werkplekken vaker leeg blijven. Voor bedrijven betekent dit hogere kosten, omdat kantoorruimte duur is – vooral in grote steden. Bovendien is het niet duurzaam als een kantoorpand driekwart leeg is, maar toch in zijn geheel moet worden verwarmd en verlicht.
Met desk sharing willen bedrijven de hoge kosten tegengaan door het personeel in de toekomst minder werkplekken te bieden. Voor werknemers betekent dit dat ze geen vaste werkplek meer zullen hebben. Dit kan alleen goed werken als er duidelijke regels worden opgesteld en nageleefd.
De verantwoordelijken moeten er daarnaast voor zorgen dat hun werknemers op elke werkplek zonder beperkingen en zo comfortabel mogelijk aan de slag kunnen. Concreet betekent dit voor moderne kantoren:
- Minimalisme: dezelfde basisuitrusting op elke werkplek.
- Geen personalisatie: persoonlijke voorwerpen zoals foto’s zijn niet aanwezig op de werkplek of worden aan het einde van de werkdag weer meegenomen.
- Clean desk policy: de werkplek moet worden leeggemaakt en schoongemaakt voordat deze wordt verlaten.
- Duidelijke regels: de werkplekken worden vooraf verdeeld of gereserveerd, of de verdeling gebeurt aan de hand van een systeem waarbij niemand op de lange termijn benadeeld wordt.
Veelgestelde vragen over flexibele werkplekken
Flexibele werkplekken, ofwel hot desking of desk sharing, is het dagelijks wisselen van werkplekken binnen een kantooromgeving. Dit betekent dat werknemers elke dag een nieuwe werkplek kiezen – afhankelijk van waar er een vrij is.
Bij dit concept delen werknemers bureaus. Ze kiezen een vrije ruimte wanneer ze aankomen en verwijderen alle persoonlijke bezittingen wanneer ze de werkplek verlaten, zodat het bureau door een andere medewerker kan worden gebruikt.
Om het concept soepel te laten functioneren, moeten er regels worden opgesteld waar werknemers zich aan houden. Het bureau moet bijvoorbeeld aan het einde van de werkdag worden opgeruimd. De leidinggevenden moeten ervoor zorgen dat alle werkplekken op dezelfde manier zijn ingericht en dat ieder bureau even prettig is om aan te werken.
Bron afbeelding:
© gettyimages.de – alvarez
