Inhoud
Bij de goederenontvangst passeren grondstoffen of goederen het eerste station in uw magazijn. Hoe beter dit is georganiseerd, hoe vlotter en efficiënter de volgende stappen zullen verlopen. Om alle taken effectief te coördineren, moet u de processen rondom de goederenontvangst tot in detail kennen. In dit artikel vindt u belangrijke informatie voor het optimaliseren van de procedures voor goederenontvangst in uw magazijn. Ook kunt u een handige checklist downloaden waarmee u het volledige proces kunt documenteren.
Wat gebeurt er bij de goederenontvangst?
De goederenontvangst is zowel een afdeling in het bedrijf als een deelgebied van de intralogistiek. De werkzaamheden omvatten de inspectie van binnenkomende leveringen, de aanvaarding van goederen en de verzending van de artikelen naar het magazijn of de productie.
Om ervoor te zorgen dat deze taak zo snel en foutloos mogelijk wordt uitgevoerd, bestaat er bij de goederenontvangst een vaste procedure die in vijf werkstappen kan worden onderverdeeld:
Op deze manier kunt u garanderen dat grondstoffen of producten op het gewenste tijdstip in de verwachte hoeveelheid en kwaliteit aankomen en vervolgens opgeslagen of verder worden verwerkt op de daarvoor bestemde locaties.
Het is voor de logistiek binnen en buiten het bedrijf van belang dat de binnenkomst van nieuwe waren soepel verloopt. Het gehele proces, evenals werkplekken, transportsystemen en opslagruimtes, moeten zo worden ingericht dat inkomende goederen snel en efficiënt kunnen worden verwerkt.
Naast een optimale organisatie is een nauwgezette en betrouwbare controle van alle processen essentieel. Hiervoor is een geschikte, professionele bedrijfsuitrusting nodig. U hebt stapelaars, transpalletten of transportwagens nodig, goed verlichte zones voor kwaliteitscontrole, evenals geschikte transporttechniek, magazijnstellingen en magazijnbakken. Om de binnenkomende goederen zo goed mogelijk te organiseren kan het opzetten van mobiele werkstations ook nodig zijn.
Goederenontvangst: het proces in stappen verdeeld
Voor een optimale organisatie van de goederenontvangst in uw bedrijf is het belangrijk om tot in detail te weten hoe het proces in z’n werk gaat. De onderstaande beschrijving van alle werkstappen kunt u later gebruiken als uitgangspunt voor het analyseren en organiseren van uw goederenontvangst.
- Goederenontvangst: aanvaarden of afkeuren van de levering
Als een nieuwe levering binnenkomt, wordt aan de hand van de leveringspapieren gecontroleerd of deze daadwerkelijk voor het bedrijf bestemd is. Kijk of de afgesproken leverdatum is aangehouden.
Voer eerst een visuele controle uit. Beperk u tot de hoeveelheid en de uiterlijke staat van de verpakkingseenheden. Als u afwijkingen of beschadigingen vaststelt, kunt u de aanvaarding op dit punt weigeren. Als u de goederen toch aanneemt, moet u alle klachten schriftelijk vastleggen. Bevestig de aanvaarding met uw handtekening op de pakbon of scanner, met vermelding van de datum en het tijdstip. - Uitgebreide inspectie van inkomende goederen
De goederen worden nu nauwkeurig gecheckt. Hierbij worden het type en de exacte hoeveelheid van de geleverde artikelen vergeleken met de bestelling en de pakbon. U moet ook kijken of de goederen wel aan uw kwaliteitseisen voldoen. Hoe u dit doet, hangt af van het soort goederen: soms is het zinvol elk artikel afzonderlijk te onderzoeken, in andere gevallen volstaat een steekproef.
U moet de inspectie van de goederen schriftelijk documenteren. U kunt op de pakbon aangeven welke artikelen correct zijn geleverd en welke zijn afgekeurd. Noteer ook de datum, tijd, handtekening en uw volledige naam. - Tussenopslag: externe warencontrole
Voor sommige leveringen kunnen aanvullende controles door interne experts of externe instellingen nodig zijn. Voorbeelden hiervan zijn goederen die apart moeten worden gecontroleerd door de douane, of chemicaliën en gevaarlijke stoffen waarvan de productveiligheid moet worden onderzocht door bevoegde specialisten.
In dit geval wordt er meestal gekozen voor een tijdelijke opslag op een geschikte locatie, waar de bovenstaande controles plaatsvinden. Pas na vrijgave mogen de goederen opgenomen worden in de inventaris, verder worden verwerkt of worden opgeslagen in het reguliere magazijn. - Goederenontvangst documenteren: bijwerken van de inventaris
De goederenontvangst wordt vaak rechtstreeks toegewezen aan de logistiek, maar is ook relevant voor de boekhouding: bij elke ontvangen levering nemen zowel de hoeveelheid als de waarde van uw voorraad toe. Dit moet worden geregistreerd en gedocumenteerd. - Opslag van de goederen
Sla de artikelen nu zo snel mogelijk op, zodat ze klaar zijn voor alle verdere verwerkingsstappen. Bij grotere hoeveelheden moet u prioriteiten stellen. Zorg ervoor dat de goederen die nodig zijn voor het afwikkelen van bestaande bestellingen zo snel mogelijk beschikbaar zijn. Een goede magazijnstrategie is hiervoor van groot belang.
Goederen die regelmatig worden gebruikt en besteld zijn ter aanvulling, kunnen op een later tijdstip worden opgeslagen. Wanneer u de goederen opslaat, is het verstandig om de hoeveelheid te dubbelchecken en deze nogmaals te vergelijken met de pakbon.
Het optimaliseren van de goederenontvangst
Aangezien de goederenontvangst veel afzonderlijke taken omvat, is het potentieel voor optimalisatie groot, zodat alle stappen op zinvolle wijze op elkaar af worden gestemd. In het algemeen zijn de criteria voor een efficiënte goederenontvangst:
- Korte doorlooptijden
- Betrouwbare kwaliteitscontrole
- Strategische personeelsplanning
- Overzichtelijke opslagcapaciteiten
De grootste uitdaging is het vinden van een evenwicht tussen grondige controle en de laagst mogelijke tijds- en personeelsvereisten. Hiervoor zijn twee benaderingen: standaardisatie en automatisering.
Het standaardiseren van processen is vooral geschikt voor kleine bedrijven met een overzichtelijk aantal werknemers. Er wordt een vaste procesvolgorde voor inkomende goederen gedefinieerd, die de verantwoordelijke in kwestie kan doorlopen. Een lijst met alle noodzakelijke stappen op de plaats van gebruik en een lijst voor het afvinken van de afzonderlijke taken zijn een nuttige aanvulling. Wij hebben een checklist voor goederenontvangst gemaakt die u kunt downloaden of als beginpunt voor uw eigen ontwerp kunt gebruiken.
In grotere bedrijven kan het de moeite waard zijn om de goederenontvangst te automatiseren. Van het uitwisselen van leveringsdocumenten tot het documenteren van leveringen en het toewijzen van geschikte opslaglocaties: veel taken kunnen elektronisch worden uitgevoerd, gecontroleerd en gemonitord met speciale magazijnsoftware. Voorwaarde hiervoor is een grondige analyse van de goederenontvangst en de daaropvolgende processen, waarbij u nagaat welke stappen kunnen worden ingekort, geoptimaliseerd en eventueel geautomatiseerd.
Als u tijd noch personele capaciteit hebt om de goederenontvangst efficiënt te organiseren, kunt u deze ook uitbesteden. Er zijn dienstverleners op het gebied van intralogistiek die uw bedrijfsprocessen analyseren en vervolgens pasklare oplossingen ontwikkelen. Desgewenst kunnen zij ook het procesbeheer of de integratie in enterprise resource planning (ERP) overnemen.
Veelgestelde vragen over goederenontvangst
De goederenontvangst is een afdeling in het bedrijf en tegelijkertijd een deelgebied van de intralogistiek. De goederenontvangst omvat de inspectie van binnenkomende leveringen, de aanvaarding en verzending van de artikelen naar het magazijn of de productie.
Elk bedrijf heeft wel een procedure voor de ontvangst van goederen. Meestal gaat het grofweg om de volgende vijf stappen:
• Lossen en goederenontvangst
• Controle van binnenkomende goederen
• Indien nodig: externe controle en daaropvolgende vrijgave
• Verzending van de goederenontvangst
• Opslag of verdere verwerking
Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de bestelde grondstoffen of producten op het gewenste tijdstip in de verwachte hoeveelheid en kwaliteit aankomen, en vervolgens opgeslagen of verder verwerkt worden op de daarvoor bestemde locaties.
Voor een efficiënt georganiseerde goederenontvangst moet aan de volgende criteria worden voldaan:
• Korte doorlooptijden
• Betrouwbare kwaliteitscontroles
• Strategische personeelsplanning
• Overzichtelijke opslagcapaciteiten
Bron afbeelding:
© Jungheinrich AG
