Inhoud
Al in de 18e eeuw stelde Benjamin Franklin dat tijd even waardevol is als geld en daarom optimaal moet worden benut. Veel aannemers en projectmanagers kennen dit principe maar al te goed: alle verschillende opdrachten, organisatorische taken en de zorgen van verschillende aandeelhouders en belanghebbenden leiden vaak tot stress en tijdsdruk in de administratie, in magazijnen of op bouwplaatsen.
Wij laten u zien welke methodes en trucs op het gebied van tijdmanagement – ook bekend als timemanagement – u kunt gebruiken om uw werk, projecten en uzelf optimaal te organiseren en zo onnodige stress in het dagelijks werkleven en thuiskantoor te vermijden.
Waarom is tijdmanagement belangrijk?
Met het juiste tijdmanagement kunt uw projectdoelen zonder stress realiseren, en wel zo dat alle betrokkenen tevreden zijn. Bovendien is het eenvoudiger om deadlines te halen, omdat de taken al tijdens de planningsfase uitvoerig zijn besproken en zo zijn ingepland dat ze haalbaar zijn. Een positief neveneffect: goed tijdbeheer geeft u ruimte voor creativiteit en maakt een optimale samenwerking mogelijk. Dit motiveert zowel u als uw personeel.
Vijf basics voor tijdmanagement tijdens de projectplanning
Ongeacht of u een groot of klein project van de grond wilt krijgen, en of het administratief of fysiek werk betreft: de planning is het halve werk. Deze 5 basisstappen kunnen u helpen om het tijdmanagement van elk project onder de knie te krijgen:
- Overzicht verkrijgen
Bij het opzetten van een effectief tijdmanagement voor uw project is het belangrijk om stap voor stap te werk te gaan. Met één of meerdere van de geschikte methodes op dit gebied (waarover hieronder meer) kunt u voordat het project begint alle noodzakelijke stappen en de daarvoor benodigde middelen bepalen en een overzicht krijgen van de omvang van het project.
- First things first: prioriteiten stellen
Zodra u een goede indruk heeft van wat er in het project moet gebeuren, kunt u een prioriteitenlijstje maken van de verschillende taken en deze formuleren als dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse doelstellingen. Sommige van de hieronder voorgestelde tools kunnen ook voor dit doel worden gebruikt. Met hiervoor ontwikkelde projectmanagementsoftware of kalenders kunt u mijlpalen, data of deadlines noteren, zodat u in de loop van het project steeds het overzicht bewaart.
- Tijdverslinders overboord
Snel nog die ene e-mail lezen, de dringende vraag van uw collega beantwoorden en vlug de bouwplannen naar de bouwopzichter sturen: wat op het eerste gezicht lijkt op effectief tijd- en taakbeheer – u regelt immers veel dingen tegelijk – is in feite gewoon tijdverspilling. In tegenstelling tot wat vaak wordt beweerd, is bijna niemand goed in staat tot multitasking. Het voortdurend schakelen tussen verschillende taken is in de meeste gevallen simpelweg contraproductief. Zet daarom storende communicatiekanalen uit en wijd u, indien mogelijk, aan slechts één taak tegelijk: zo saboteert u uw eigen tijdmanagement niet en laat u geen fouten in uw project binnensluipen.
- Delegeren en vertrouwen
Vooral bij tijdmanagement van strak geplande projecten is delegeren van belang, want: u hoeft en kunt niet alles zelf doen! Zorg daarom voor bekwaam personeel en creëer duidelijkheid over de taakverdeling, met inbegrip van de tijdsplanning. Bespreek de geboekte vooruitgang, eventuele bevindingen of problemen in regelmatige vergaderingen. Dat heeft als voordeel dat u op de hoogte blijft van alles wat er gebeurt zonder dat u elke stap nauwgezet hoeft te monitoren.
- Niet alles hoeft meteen perfect te zijn
Met uw timemanagement wilt u ervoor zorgen dat het project niet alleen goed wordt uitgevoerd, maar ook op tijd wordt afgerond. Perfectionisme kan dit doel in de weg staan – en uw zorgvuldig voorbereide tijdmanagement buitenspel zetten. Zet daarom regelmatig vraagtekens bij uw prioriteiten en vraag zo nodig hulp van het projectteam waarmee u samenwerkt.
Welk tijdmanagement-type ben ik?
Welke methode van timemanagement het beste bij u past, hangt af van hoe u normaal gesproken te werk gaat, dat wil zeggen: wat voor werkritme u heeft en hoe u uw taken organiseert. Probeer uw werkgedrag zorgvuldig te analyseren, bijvoorbeeld aan de hand van de volgende vragen:
- Bent u ’s morgens of ’s middags productiever?
- Vindt u het soms moeilijk om ‘nee’ te zeggen?
- Slaagt u er niet altijd in om op zinvolle manier prioriteiten te stellen?
- Heeft u de neiging om taken uit te stellen?
Hoe meer u bewust bent van uw eigen gewoontes tijdens het werk, met des te meer succes kunt u één of meerdere van de volgende methodes toepassen om uw tijdmanagement te verbeteren.
Methodes voor tijdmanagement – vind de juiste tools
Als u verantwoordelijk bent voor één of meer projecten of veel verschillende klantenorders moet uitvoeren, heeft u waarschijnlijk te maken met veel verschillende taken, deadlines en kwaliteitseisen. Om het overzicht niet te verliezen, zijn er methodes ontwikkeld op het gebied van tijdmanagement die u kunnen helpen om het verloop van het project te stroomlijnen en tijdverspilling tot een minimum te beperken.
Pareto-principe (80/20-regel)
Volgens dit principe op het gebied van tijdmanagement draagt 20 % van de projecttaken bij tot 80 % van het beoogde resultaat. Als de nadruk op deze 20 % wordt gelegd, kan een hoge effectiviteit worden bereikt met een zo gering mogelijke tijdsinspanning en wordt er geen tijd verspild aan onbelangrijke taken.
Eisenhower-principe
Bij het Eisenhower-principe worden werktaken in een matrix onderverdeeld op basis van hun belang en urgentie: een taak wordt belangrijk geacht als hij bijdraagt tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het project, en onbelangrijk als dat niet het geval is. Het is vergelijkbaar met de urgentie van de taak: een taak is urgent als deze op een bepaald tijdstip moet worden voltooid, omdat hij anders aan betekenis verliest. Andersom is een taak niet dringend, als het niet uitmaakt wanneer de taak uitgevoerd wordt.
Op basis van deze categorisering kunnen de taken binnen het project worden gerangschikt, geïntegreerd in het tijdmanagement en voorzien van de bijpassende instructies:
ALPEN-Methode
De ALPEN-methode is ideaal voor het structureren en prioriteren van de dagelijkse werktaken binnen een project. Met deze methode wordt meteen duidelijk of u alle geplande taken wel in één werkdag kunt voltooien. U gaat als volgt te werk:
A – Alle taken opschrijven: zet alle taken op een rijtje die u die dag moet doen.
L – Geschatte duur: schat in hoeveel tijd u realistisch gezien voor elke taak nodig heeft, rekening houdend met uw eigen dagritme en ervaring. Plan zo ongeveer 60 % van uw werktijd.
P – Voeg de nodige buffertijd toe voor de tijd die u berekend hebt. Gebruik hiervoor empirische gegevens over uw werkgedrag. Plan zo de resterende 40 % van uw werktijd.
E – Prioriteiten stellen bij beslissingen: op basis van de tijdsplanning kunt u nu beslissen welke taken u vandaag moet en kunt afmaken. Voor deze – soms moeilijke – beslissingsstap kunt u ook de bovengenoemde Eisenhower-methode gebruiken.
N – Follow-up: controleer aan het einde van de werkdag of week of u uw tijd realistisch hebt gepland en wat u nog kunt verbeteren.
Pomodoro-techniek
Deze techniek voor het tijdmanagement van projecten en taken helpt u in de eerste plaats om uw productiviteit te verhogen ofwel uw persoonlijke prestatiecurve te verbeteren. Bij deze methode worden de taken verdeeld in afzonderlijke werkstappen en worden ook de pauzetijden berekend. De techniek dankt zijn naam aan het feit dat de taken worden fijngehakt als het binnenste van een tomaat (Italiaans: pomodoro), en staat ook bekend als de ‘time boxing methode’.
- De taken worden verdeeld in sessies van elk 145 minuten.
- Elke sessie bestaat uit 4 eenheden.
- Elke sessie duurt precies 25 minuten en eindigt met een pauze van 5 minuten.
- Na 4 sessies is er een pauze van 30 minuten tot de volgende sessie.
Tijdmanagement voor thuiswerken
Thuiswerken heeft veel voordelen. Het kan echter ook snel leiden tot meer stress of langere, minder productieve werktijden: u bent gemakkelijker afgeleid in een besloten omgeving of vergeet pauzes en rustperiodes in te lassen. Met een tijdmanagementsysteem dat bij u past, kunt u doelgericht en zonder stress te werk gaan, zelfs wanneer u op projectbasis werkt. Het is echter van belang dat u bijzonder streng bent voor uzelf en u zo goed mogelijk aan het tijdschema houdt, zonder uitzonderingen:
- Richt een vaste, ongestoorde werkplek in en houd, indien mogelijk, ook rekening met de ergonomie van de werkplek.
- Stel vaste werktijden in, tijdens welke u niet gestoord kunt worden door huisgenoten, kinderen of andere bewoners.
- Gebruik de tijdmanagementmethodes die hierboven worden beschreven.
- Probeer u streng aan het dagschema te houden, met regelmatige pauzes.
Veelgestelde vragen over tijdmanagement voor projecten
Met het juiste tijdmanagement kunt uw projectdoelen zonder stress realiseren, en wel zo dat alle betrokkenen tevreden zijn. Bovendien is het eenvoudiger om deadlines te halen, omdat de taken al tijdens de planningsfase uitvoerig zijn besproken en zo zijn ingepland dat ze haalbaar zijn. Een positief neveneffect: goed tijdbeheer geeft u ruimte voor creativiteit en het vinden van betere, efficiëntere oplossingen voor uw project.
Er zijn veel methodes op het gebied van tijdmanagement, en er worden voortdurend nieuwe ontwikkeld. Welke methode geschikt is voor uw project hangt af van het taakgebied, de doelstellingen en uw persoonlijke voorkeuren. De bekendste en meest doeltreffende methodes zijn:
· het Pareto-principe
· het Eisenhower-principe
· het ALPEN-principe
· de Pomodoro-techniek
Tijdsbeheer geeft de beste resultaten wanneer uw aanpak is afgestemd op de werktaken, het projectmanagement en het team. Daarnaast duurt het meestal even voordat u en uw werknemers aan de gebruikte methode zijn gewend. Daarom is het belangrijk om de methode te kiezen die het beste past bij de doelstellingen van het project, en deze vervolgens consequent te gebruiken.
Bron afbeelding:
© gettyimages.de – skynesher
