Papiervernietigers

Met een papierversnipperaar kunt u vertrouwelijke documenten in enkele seconden onleesbaar maken en veilig vernietigen. Bij Jungheinrich PROFISHOP kunt u krachtige papierversnipperaars kopen met verschillende veiligheidsniveaus, snijtypes en opvangvolumes. Dit artikel helpt u bij het vinden van de juiste papiervernietiger voor uw bedrijf.

1. Waarom is het gebruik van papierversnipperaars zinvol?

Voor het vernietigen van oude facturen, contracten, belastingaangiften, identiteitskaarten, creditcards en cd’s moet om veiligheidsredenen altijd een professionele papierversnipperaar worden gebruikt:

• Identiteitsdiefstal: persoonsgegevens kunnen illegaal worden verkocht aan derden en in het ergste geval worden gebruikt om een nieuwe identiteit te creëren. Veel voorkomende gevolgen voor de betrokkene zijn hoge kosten en reputatieschade. Papierversnipperaars versnijden rekeninggegevens, handtekeningen, adressen, geboortedata en volledige namen tot kleine, onleesbare snippers, zodat ze niet zomaar in de verkeerde handen kunnen vallen.
• Gegevensbescherming: terwijl particulieren zelf kunnen beslissen of ze hun persoonlijke gegevens willen beschermen met een papierversnipperaar, zijn bedrijven zelfs verplicht om bepaalde documenten te vernietigen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming. Hieronder vallen bijvoorbeeld verzamelde klant- en personeelsgegevens die niet meer voor het oorspronkelijke doel worden gebruikt, of waarvan de klant wil dat ze worden vernietigd. Voor de vernietiging van dergelijke gegevens moet een papiervernietiger worden gebruikt die daarvoor wettelijk is goedgekeurd. Anders bestaat het risico op boetes, schadeclaims of zelfs gevangenisstraf.
• Bedrijfsgeheimen: niet alleen om te voldoen aan de wet, maar ook om de eigen gegevens van het bedrijf te beschermen, moeten vertrouwelijke documenten na afloop van de wettelijke bewaartermijn worden vernietigd met een papierversnipperaar. Voorbeelden hiervan zijn facturen, ontvangstbewijzen, contracten, juridische & fiscale documenten en jaarrekeningen. Maar ook documenten over innovatieve productideeën, de actuele verkoopcijfers of de laatste bestuursvergadering moeten voor de zekerheid worden versnipperd, zodat ze niet openbaar worden.

2. Papierversnipperaar: waar moet ik op letten om het juiste apparaat te vinden?

Papierversnipperaars, vaak ook shredders genoemd, zijn tegenwoordig verkrijgbaar in talloze uitvoeringen. Voordat u uw nieuwe papierversnipperaar online koopt, is het verstandig om stil te staan bij uw eisen en behoeften:

• Welke gegevensdragers moeten worden vernietigd?
• Zijn er speciale vereisten voor gegevensbescherming?
• Welk beveiligingsniveau heb ik nodig?
• Hoe intensief wordt het apparaat gebruikt?
• Heeft een bepaald type papiervernietiging de voorkeur?
• Hoeveel vellen moet de shredder in één keer kunnen snijden?
• Hoe groot moet het opvangvolume van de bak zijn?
• Over welke functies moet de papierversnipperaar beschikken om het gewenste gebruiksgemak te bieden?

3. Professionele papierversnipperaar: welk veiligheidsniveau is het juiste?

Om gegevensdragers naar behoren te kunnen vernietigen, worden ze ingedeeld in verschillende veiligheidsniveaus volgens de norm ISO/IEC 21964. Afhankelijk van de vertrouwelijkheid en de vereiste bescherming van de gegevens worden de volgende drie klassen onderscheiden:

• Beschermingsklasse 1 - interne gegevens met normale beschermingseisen: dit is informatie die toegankelijk is voor een grotere groep mensen en waarvan de ongeoorloofde bekendmaking slechts geringe gevolgen zou hebben voor het bedrijf.
• Beschermingsklasse 2 - vertrouwelijke gegevens met verhoogde beschermingseisen: dit zijn persoonlijke en andere gevoelige gegevens die alleen bestemd zijn voor bepaalde doeleinden of personen. Openbaarmaking van deze informatie zou schadelijk zijn voor het bedrijf en in veel gevallen ook in strijd zijn met wettelijke of contractuele voorwaarden.
• Beschermingsklasse 3 - geheime gegevens die bijzonder hoge bescherming vereisen: hieronder vallen gegevens waarvan de geheimhouding de hoogste prioriteit heeft. Openbaarmaking van dergelijke gegevens zou niet alleen het bestaan van het bedrijf bedreigen, maar ook ernstige juridische gevolgen hebben.

Naast de vertrouwelijkheid van de gegevens bepaalt het veiligheidsniveau ook de technische voorwaarden waaronder de vernietiging van de documenten moet plaatsvinden. Sinds 2012 worden papierversnipperaars onderverdeeld in zeven veiligheidsniveaus, die de maximale snijgrootte en het snijtype specificeren, evenals de mogelijkheid om de gegevens te reproduceren.

Zo zien de veiligheidsniveaus voor papiervernietigers eruit aan de hand van ISO/IEC 21964:

Veiligheidsniveau

Toepassing & kenmerken

P-1

Toepassing & kenmerken

• Beschermingsklasse 1
• Voor documenten met algemene gegevens
• Max. 12 mm brede stroken
• Met enige moeite kan de data makkelijk worden gereproduceerd

P-2

Toepassing & kenmerken

• Beschermingsklasse 1
• Voor documenten met interne bedrijfsgegevens
• Max. 6 mm brede stroken
• De data kan worden gereproduceerd met behulp van hulpmiddelen

P-3

Toepassing & kenmerken

• Beschermingsklasse 1 & 2
• Voor vertrouwelijke en persoonlijke gegevens
• Max. 2 mm brede stroken of 360 mm² grote deeltjes
• Reproductie alleen mogelijk met behulp van meerdere personen en professionele hulpmiddelen

P-4

Toepassing & kenmerken

• Beschermingsklasse 2 & 3
• Voor documenten met uiterst gevoelige gegevens
• Max. 160 mm² deeltjes
• Reproductie alleen mogelijk met uitzonderlijke methoden en speciaal ontwikkelde technologie

P-5

Toepassing & kenmerken

• Beschermingsklasse 2 & 3
• Voor documenten met geheime informatie
• Max. 30 mm² deeltjes
• Reproduceren van gegevens zeer onwaarschijnlijk

P-6

Toepassing & kenmerken

• Beschermingsklasse 3
• Voor streng geheime gegevens van existentieel belang
• Max. 10 mm² deeltjes
• Reproductie technisch onmogelijk

P-7

Toepassing & kenmerken

• Beschermingsklasse 3
• Voor uiterst geheime informatie die met de hoogste veiligheidsmaatregelen moet worden beschermd
• Max. 5 mm² deeltjes
• Reproductie volledig uitgesloten

4. Het juiste snijtype kiezen

Als u bij ons een papierversnipperaar koopt, kunt u kiezen tussen een stroken- en deeltjesversnipperaar.

Stroken

De gegevensdrager wordt in smalle stroken gesneden. De strookbreedte loopt uiteen van 12 mm tot 2 mm, afhankelijk van het apparaat. Met dit snijtype kan voor papier maximaal een beveiligingsniveau van P-3 worden bereikt. Om deze reden zijn deze papiervernietigers vooral geschikt voor particulier gebruik.

Deeltjes

De gegevensdrager wordt horizontaal én verticaal doorgesneden om kleine snippertjes te produceren. Afhankelijk van het apparaat hebben deze een grootte van 360 mm2 tot 5 mm2. Deze papiervernietigers beginnen meestal bij beveiligingsniveau P-3 en zijn daarom ideaal voor het versnipperen van documenten met vertrouwelijke of persoonlijke gegevens.

5. Materiaal versus de versnipperaar: wat mag erin?

Veel van de bij ons verkrijgbare HSM papierversnipperaars kunnen naast papier ook andere gegevensdragers vernietigen. Wat een apparaat allemaal kan versnipperen, wordt aangegeven met letters, samen met het veiligheidsniveau.

Voor het te versnipperen materiaal worden de volgende letters gebruikt:

• P: Papier, film & andere bedrukte media
• F: Folie & microfilm
• O: Optische gegevensdragers, zoals dvd's & cd's
• T: Magnetische gegevensdragers, zoals creditcards
• E: Elektronische gegevensdragers, zoals geheugenkaarten en USB-sticks
• H: Harde schijven met magnetische gegevensdragers

De snijcapaciteit verwijst daarentegen naar de hoeveelheid vellen die een versnipperaar in één keer kan vernietigen. In ons aanbod vindt u professionele modellen met een snijcapaciteit van 5 tot 45 vellen. Bij veel van onze shredders kunnen nietjes en paperclips samen met het papier worden versnipperd, zodat u de vellen niet hoeft te scheiden.

6. Opvangvolume van papierversnipperaars

Papiervernietigers hebben opvangbakken van verschillende grootte waarin het restproduct wordt verzameld. Om voortdurend legen te voorkomen, is het verstandig een opvangbak te kiezen met genoeg volume. In onze online shop vindt u zowel compacte modellen als grote apparaten voor industrieel gebruik.

Het volgende overzicht kan u helpen een opvangbak met het juiste volume te kiezen:

7. Andere praktische functies

Om u het grootst mogelijke gebruiksgemak te bieden, beschikken onze papierversnipperaars over verschillende praktische functies:

• Automatische start-stop: een geïntegreerde lichtsensor zorgt ervoor dat de motor automatisch start zodra er papier wordt ingevoerd. Zodra er geen papier meer wordt ingevoerd, stopt de papiervernietiger. Om ongelukken te voorkomen schakelen de meeste apparaten schakelen ook uit wanneer de opvangbak wordt geopend.
• Papierstoring verhelpen: een papierstoring door een te snelle of foutieve invoer kan eenvoudig worden verholpen met behulp van een automatische uitwerpfunctie. Het verkreukelde papier wordt met een druk op de knop of automatisch weer naar de invoer teruggestuurd en kan daar moeiteloos worden verwijderd.
• Oververhittingsbeveiliging: deze functie zorgt ervoor dat de papiervernietiger niet te heet wordt bij overbelasting. Bij veel modellen met een led-display of touchscreen kunt u de huidige status van het apparaat aflezen en oververhitting tijdig voorkomen.
• Energiebesparende modus: als de papiervernietiger langere tijd niet wordt gebruikt, schakelt hij automatisch over op de zuinige stand-by-modus. Dankzij de automatische inschakeling is het apparaat echter snel weer klaar voor gebruik wanneer dat nodig is. Zo kunnen de stroomkosten worden verlaagd en wordt het milieu ontzien.

Sommige professionele papiervernietigers zijn uitgerust met een geïntegreerd smeerapparaat, dat de stalen snijassen automatisch oliet en zo altijd voor maximale snijprestaties zorgt. Andere praktische features zijn kijkvensters ter indicatie van de vulstand en wielen, waarmee grotere apparaten gemakkelijk van de ene naar de andere ruimte kunnen worden verplaatst.

8. Welke papierversnipperaar is het meest geschikt voor thuis?

Of het nu is voor het weggooien van facturen, contracten en bankafschriften die niet meer nodig zijn of voor het versnipperen van vertrouwelijke bedrijfsdocumenten in uw thuiskantoor: ook thuis is een professionele papierversnipperaar geen overbodige luxe.

Een papierversnipperaar voor thuis moet de volgende kenmerken en functies hebben:

• Compact formaat: aangezien er thuis meestal niet al te veel papier hoeft te worden vernietigd, is een shredder met een opvangvolume van 20 liter ruim voldoende. Het voordeel van een kleiner apparaat is dat deze onder uw bureau kan worden geplaatst om ruimte te besparen, zoals bij een ladeblok.
• Middelhoog veiligheidsniveau: hoewel er geen wettelijke voorschriften zijn voor de vernietiging van privédocumenten, is een papiervernietiger met een middelhoog veiligheidsniveau (P3 of P4) een goede keuze – vooral als er ook vertrouwelijke documenten moeten worden vernietigd.
• Solide snijprestaties: om te voorkomen dat u elk stuk papier afzonderlijk moet invoeren, moet de papiervernietiger minstens 5 vellen tegelijk kunnen versnipperen. Als u regelmatig grotere stapels versnippert, moet u kiezen voor een apparaat met een hogere snijcapaciteit.
• Aparte cd-snijder: Als er ook cd’s of cd-roms met privéfoto's, video's of back-ups moeten worden vernietigd, is het raadzaam een shredder met een aparte cd-snijder te kopen.
• Praktische extra functies: idealiter beschikt de papierversnipperaar over extra functies om papierstoringen, oververhitting of overmatig energieverbruik te voorkomen.

9. Veelgestelde vragen over papierversnipperaars